Kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) Teilzeit (15h) | Standort Linz | Flexibel & Home Office

Du bist unser neues Organisationstalent!

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams in Linz ein verlässliches Allround-Talent, das unsere Geschäftsleitung als kaufmännische Assistenz unterstützt.

In dieser Rolle bist du die zentrale Schnittstelle für die Administration mehrerer Firmen und Marken unter einem Dach. Gemeinsam mit deiner erfahrenen und sympathischen Teamkollegin managst du alle kaufmännischen Agenden. Wenn du eine Leidenschaft für Zahlen hast, extrem digital-affin bist und gerne selbstständig in einem dynamischen Umfeld arbeitest, bist du bei uns genau richtig.

In dieser 15-Stunden-Teilzeitposition hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

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Dein Aufgabengebiet

Finanzen & Buchhaltung (Multi-Company): Du bist die Hauptschnittstelle zu unserem Steuerberater und bereitest die laufende Buchhaltung für verschiedene Gesellschaften vor. Du unterstützt aktiv bei der Vorbereitung von UVAs und der Bilanz. Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangsrechnungen und managst den gesamten Zahlungsverkehr (Bank, Paypal, Kreditkarten). Du kontrollierst Auswertungen und übernimmst Überweisungen.
Assistenz & Office Management: Du unterstützt die Geschäftsleitung proaktiv bei allen administrativen und organisatorischen Agenden. Du verwaltest zentrale E-Mail-Postfächer (z.B. office@, buchhaltung@). Du übernimmst klassische Office-Agenden wie Bestellungen, die Kommunikation mit der Hausverwaltung und die digitale Postbearbeitung. Du pflegst Stammdaten in unseren Systemen (z.B. HubSpot) und aktualisierst interne Admin-Tools.
HR-Administration: Du kümmerst dich um administrative Personalthemen (Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Anträge). Du unterstützt im Bewerbermanagement (Verwaltung des jobs@-Postfachs). Du bereitest die Unterlagen für die Lohnverrechnung vor.

Was du mitbringst

Kaufmännisches Know-how: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HBLA) und bringst fundierte Kenntnisse in der (vorbereitenden) Buchhaltung mit. Erfahrung mit UVAs ist ein großes Plus.
Starke Digital-Affinität: Du liebst das papierlose Büro. Der Umgang mit neuer Software ist für dich selbstverständlich, und du arbeitest dich schnell in neue Tools (wie HubSpot, SmartSuite oder Buchhaltungsprogramme) ein.
Organisationstalent: Du arbeitest extrem strukturiert, genau und selbstständig. Den Überblick über mehrere Firmen zu behalten, ist für dich eine willkommene Herausforderung.
Zuverlässigkeit & Diskretion: Als Assistenz der Geschäftsleitung sind absolutes Vertrauen und Diskretion (besonders bei HR-Themen) für dich selbstverständlich.
Teamplayer: Du kommunizierst gerne und proaktiv (perfekte Deutschkenntnisse setzen wir voraus).

Was wir bieten:

Maximale Flexibilität: Wir meinen es ernst. Du genießt bei uns eine sehr flexible Zeiteinteilung (Gleitzeit ohne Kernzeit).
Home Office: Nach einer strukturierten Einarbeitung bei uns im Büro in Linz hast du die Möglichkeit, teilweise im Home Office zu arbeiten.
Tolles Teamwork: Du bist nicht allein! Du arbeitest die Aufgaben gemeinsam mit einer langjährig tätigen, netten Kollegin ab und wirst von ihr strukturiert eingearbeitet.
Eigenverantwortung: Ein spannendes und breites Aufgabengebiet mit direktem Draht zur Geschäftsführung.
Modernes Umfeld: Ein digital-fokussiertes Team, ein papierloses Büro und ein moderner Arbeitsplatz im Herzen von Linz.
Gehalt: Für diese Position gilt der Kollektivvertrag Information und Consulting, Angestellte. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis von 40h/Woche beträgt EUR 2.464,50 brutto pro Monat. Wir bieten selbstverständlich eine deutliche Überzahlung je nach deiner Qualifikation und Erfahrung.